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布置工作时,怎样让下属准确理解任务,减少返工?

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发表于 2022-7-21 12:49:14 | 显示全部楼层 |阅读模式
怎么布置任务,才能把关键信息一次性传递到位,帮下属准确理解任务?

管理者在给下属布置任务时经常会遇到这样的问题,比如说,让对方去做一个工作方案,你以为自己已经说清楚了。结果三天之后,下属交上来的方案完全不是你想要的,仔细一问,才知道对方对这个任务理解偏了。到底该怎么布置任务,才能把关键信息一次性传递到位,帮下属准确理解任务?
A
时间、责任人、背景、目标、标准
要想让下属准确执行,不能出了题就放任下属去自由发挥,而是要给他框定界线,让他做填空题。怎么框定界线?一项任务,包括时间、责任人、背景、目标、标准5个部分。第一,时间,也就是这个任务的截止时间。比如,你想请小董负责修改一篇活动方案,那么第一条就可以是“时间:4月4日周一18:00前”。第二,责任人,这件事谁来负责?要落实到人。比如,“责任人:运营部董青青。”第三,背景,这个任务是用来解决什么问题的?也就是现在的需求。“背景:目前收到客户反馈,场地选择太少,需要多几家场地备选。”第四,目标,这个任务要实现的目标是什么?“目标:增加备选场地数量。”第五,标准,做到什么程度才算是交付?“标准:备选场地至少有5处,而且都要符合客户的预算标准、场地需求和档期需求。”用这个框架布置工作有两点好处:第一,说清楚这5点,下属能够清晰明白地去执行;第二,你作为领导,很多事你用这5个框架一捋,就发现自己想得更加明白了。如果任务比较复杂,你还可以加上这四个信息作为“救命锦囊”:反馈时间。比如,下周五要交付,下周二可以作为一个反馈节点,让下属来同步进度和当前问题。求助人。尤其是你要布置一项新工作时,你可以告诉下属:这件事你可以去求助谁?可以找谁了解情况?风险点。你可以告诉下属:你很可能会在哪遇到麻烦,到时候可以怎么求助?资源。你可以告诉下属:为了完成任务,你可以调用的资源有哪些?
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